Accompagner le changement dans un projet

J’accompagne le changement dans des projets informatiques depuis plusieurs années en adoptant un paradigme différent de la conduite du changement traditionnelle.

Je ne crois pas en l’accompagnement du changement comme un processus parallèle à la gestion du projet.

Le changement durable est le fruit d’un accompagnement intégré à l’implémentation du projet.

Les 2 dimensions temporelles du changement

J’accompagne le changement dans un projet avec des objectifs à court-terme et à long-terme.

Court-terme: Le temps du projet

Objectif:  S’assurer que le facteur humain n’est pas à l’origine de retard ou de dépassement de budget

Mon premier objectif quand j’accompagne le changement sur un projet informatique est que le projet ne subisse aucun délai ou dépassement budgétaire à cause de la résistance humaine. Mon rôle est d’anticiper les résistances et de m’assurer que je donne à chacun la possibilité de participer au projet de façon constructive.

Pour cela, des actions de conduite du changement ou de gestion de projet me permettent de m’assurer que le projet est aligné à la fois avec :

• la stratégie et la culture de l’entreprise
• le « système » de l’entreprise: autres systèmes informatiques, processus, organisation,etc.
• Les besoins de chaque partie prenante: équipe projet, utilisateurs finaux, partenaires internes et externes

Cette vision me permettra de communiquer et rassurer afin de créer l’engagement de chacun aux moments clés.

Long-terme: Le temps de vie de la solution informatique

Objectif: Ne pas quitter le projet en laissant une bombe à retardement

Mon second objectif est d’assurer la « sustainability », la durabilité et la viabilité, de la solution déployée.

La question que je me pose est: « Si je reviens dans 2 ou 5 ans, que trouverai-je? »

• Les nouveaux utilisateurs ont-ils été formés facilement?
• Des solutions de contournement à l’utilisation de l’outil et des process ont-ils été mis en place?
• A-t-on reproduit les erreurs commises sur ce projet dans un autre projet?
• Quel savoir a été transmis dans l’entreprise?
• Est-il facile de suivre les évolutions technologiques?
• Est-il facile d’intégrer cet outil au système informatique de l’entreprise?

Pour cela, je m’assure que ce que je mets en place pour l’implémentation du projet sera durable, contrôlé et partagé avec le reste de l’entreprise.

L’accompagnement de projet intégré à l’implémentation du projet

Objectif: Piloter le projet en posture de coach

Je ne crois pas à un accompagnement du changement comme un processus parallèle à la gestion du projet. Ce qui permet un changement efficace et durable se passe, non pas dans mes actions de conduite du changement, mais plutôt dans ma façon d’être et de faire quand j’implémente le projet.

Par exemple, quand je présente le projet au responsable d’un pays dans le périmètre du déploiement, je peux commencer par une réunion où je lui présente le projet et ce que l’on attend de lui. A la fin de cette réunion, je ne coche pas une case « Présentation faite – Pays X engagé ». Non. Je sais que cette réunion n’est que le début du chemin.

Je sais que pendant cette réunion, mon interlocuteur n’a surement entendu que 20% de ce que je lui ai dit. Le reste du temps, il était trop occupé dans un dialogue interne qui évaluait les impacts du projet pour lui, pour ses équipes, pour ses utilisateurs… Il va penser, et peut-être même me le dire, que ce projet ne marchera pas, que les choses sont différentes dans son pays… Réaction que j’anticipe… Je sais que la première réaction est d’abord « non »… Je me méfie même si la première réaction est trop positive. L’effet de rebond, une fois les plus et moins analysés au calme, pourra me prendre par surprise quand je ne m’y attendrai pas!

Le chemin se poursuivra où je laisserai la personne exprimer ses doutes, je l’écouterai, je la rassurerai, je ne la jugerai pas. Je serai aussi prête à changer certains éléments du projet car  je fais confiance à ses compétences et à son professionnalisme. Des emails, des discussions, des réunions plus tard, je cocherai la case quand elle sera devenue une alliée sur le projet. Convaincue, elle sera capable de porter le projet dans son périmètre avec mon support.

Tout cela est possible grâce à construction dès le début de projet:

• de fondations solides: alignement avec la stratégie, messages de communication, compréhension des besoins et des contraintes des parties prenantes
• d’alliances: chercher des alliances avec des partenaires stratégiques qui nous aideront à ouvrir des portes, rassurer, être crédible…
• un savoir-faire et un savoir-être encouragé pour chaque personne dans l’équipe projet: s’adapter à ce qui arrive, attendre le bon moment, entendre ce qui est dit…